I. OBJETIVO
El objetivo de estas Normas sobre
la protección de datos de solicitantes de empleo (“Normas”) es proporcionar
garantías adecuadas y consistentes en el tratamiento de datos sobre los
solicitantes por parte de las entidades de GE.
La información personal específica
que usted nos proporcione como candidato a un puesto en GE (en lo sucesivo, “Datos
del solicitante” o “Datos”) se utilizará con fines de contratación, y
los Datos del solicitante se protegerán de conformidad con las normas
sobre protección de datos de solicitantes de empleo que se exponen a continuación,
así como todas las leyes aplicables.
Al enviar sus Datos usted confirma
y acepta:
- que
ha leído las normas de GE
- que
GE podrá procesar los Datos del solicitante de acuerdo con los fines de
contrataci ón
expuestos en las Normas
- que
los Datos del solicitante podrán ser transferidos en todo el mundo
de acuerdo con las Normas de GE.
Su consentimiento es necesario
para poder completar el proceso de envío de la información. Si
no está de acuerdo con ello, haga clic en el botón "x" situado
en la esquina superior derecha y se interrumpirá el proceso de envío de
la información.
Salvo que se especifique lo contrario,
estas Normas no forman parte de ningún contrato de trabajo, si es el caso,
ofrecido a los candidatos que finalmente sean contratados.
II. ALCANCE
Estas Normas se aplican en todas
las entidades de GE que procesan Datos del solicitante.
El Procesamiento hace referencia a cualquier acción, parcial o totalmente automatizada,
que se realice con los Datos como la recogida, grabación, organización,
almacenamiento, uso, modificación, publicación o eliminación de dichos
datos.
Se entiende por Datos del solicitante
cualquier información específica sobre el solicitante que éste u otra
persona proporcione (en nombre del solicitante o de GE) en una entidad
de GE en el contexto de la solicitud de empleo.
Estas normas no abarcan datos
anónimos o aquellos en los que se utilicen seudónimos. Los datos se convierten anónimos si
los individuos no se pueden identificar o sólo se pueden identificar invirtiendo
tiempo, dinero o esfuerzos desproporcionados. El uso de seudónimos implica la sustitución de nombres u otros identificadores
por otros, lo que hace la identificación de los individuos imposible o,
cuando menos, considerablemente más difícil. Si los datos que se convierten en anónimos
dejan de serlo (es decir, los individuos vuelven a ser identificables),
o si se utilizan seudónimos y éstos permiten la identificación de los
individuos, entonces volverán a aplicarse estas Normas.
III. APLICACIÓN
DE LA LEGISLACIÓN LOCAL
Estas normas se han diseñado para
proporcionar un estándar mínimo de conformidad para todas las entidades
de GE en cuanto a la protección de Datos del solicitante en todo el mundo. GE reconoce que ciertas leyes pueden requerir normas más estrictas que
las que se describen aquí. Las entidades de GE tratarán los Datos del solicitante
de acuerdo con la legislación local aplicable en el lugar donde se procesen
dichos datos. En aquellos casos en que la ley proporcione un nivel
de protección de los Datos del solicitante inferior al de estas Normas,
se aplicarán los requisitos de las Normas.
IV. PRINCIPIOS
PARA EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS DEL SOLICITANTE
GE respeta los derechos e intereses
de cada individuo en relación con su intimidad. Las entidades de GE aplicarán
los siguientes principios a la hora de tratar los Datos del solicitante:
- Los
Datos se procesarán de forma justa y legal.
- Los
Datos se recogerán con fines específicos y legítimos y no se procesarán
de forma incompatible con dichos fines.
- Los
Datos serán relevantes y no excederán los propósitos para los que
se recojan y usen. Por
ejemplo, los Datos pueden hacerse anónimos cuando resulte factible y apropiado,
seg ún
la naturaleza de los Datos y los riesgos que implica su uso.
- Los
Datos serán exactos y, cuando resulte necesario, actualizados. Se darán
pasos razonables para rectificar o eliminar los Datos del
solicitante que sean inexactos o incompletos.
- Los
Datos se conservarán durante el tiempo necesario con los fines para
los que se hayan recogido y procesado.
- Los
Datos se procesarán de acuerdo con los derechos legales del individuo
(seg ún
se describen en estas Normas o los establece la ley).
- Se
tomarán las medidas técnicas, físicas y organizativas necesarias para
evitar el acceso no autorizado y el procesamiento ilegal, así como la
p érdida accidental no autorizada, la destrucción o el daño
de los Datos.
V. RECOGIDA
DE DATOS
Usted puede utilizar diferentes
métodos para enviar sus Datos a GE. Entre ellos figuran: (a)
envío por correo electrónico o en papel impreso al personal de GE; (b)
envío de los Datos procesados por un proveedor de servicios que no sea
GE a una base de datos electrónica situada en Estados Unidos y accesible
a personal autorizado de GE o (c) a través de una solicitud de empleo
dirigida a GE.
GE podrá recoger periódicamente
información adicional con su consentimiento o de conformidad con la legislación
aplicable. Por ejemplo, GE podrá recoger sus respuestas y opiniones
(p. ej., en encuestas) con fines empresariales tales como la mejora de
los procesos. Usted podrá contestar a dichas encuestas voluntariamente
o decidir no hacerlo, sin sufrir en ningún caso represalias por su decisión. Estas Normas se aplicarán a cualquier información adicional que se recoja,
incluidas las respuestas a encuestas como las citadas anteriormente.
VI. PROPÓSITOS
Y ACCESO AL PROCESAMIENTO DE DATOS DEL SOLICITANTE
GE y sus entidades procesará los
Datos del solicitante con fines legítimos de recursos humanos. El procesamiento se llevará a cabo dentro de estas limitaciones de fines y
en consonancia con la legislación aplicable. Entre los fines principales
figuran:
Fines de recursos humanos: identificar o evaluar candidatos para puestos en GE; tomar decisiones sobre
la contratación de individuos; seguir unas técnicas adecuadas de archivado
en relación con las prácticas de contratación; analizar el proceso de
contratación y sus resultados, y realizar investigaciones sobre antecedentes
si lo permite la ley (los “Fines”).
Si una entidad de GE procesa
sus Datos con fines ajenos a los descritos arriba, la entidad de GE responsable
garantizará que se le informe de los nuevos fines con que se utilizarán
sus Datos y de quién recibirá dichos Datos.
Sus Datos serán consultados y
procesados por individuos que participan en el proceso de contratación
de GE y que tienen una necesidad legítima de acceder a sus Datos y procesarlos
con los Fines.
VII. TIPOS
DE DATOS DEL SOLICITANTE
Los Datos del solicitante que
se procesan incluyen:
- Estado
del solicitante de empleo
- Historial
laboral / datos del puesto de trabajo
- Formación
- Remuneración
- Comentarios
del empleador
- Resultados
del cuestionario electr ónico
- Información
de contacto del Solicitante
- Direcciones
o nombres anteriores del Solicitante
- Información
adicional proporcionada por el Solicitante (por ejemplo, carta de
presentación)
- Número
del carn é de conducir, si
es necesario para ciertos puestos
- Referencias
- Antecedentes
penales, cuando lo permita la ley
VIII. CATEGORÍAS
ESPECIALES DE DATOS
Cuando en cierta medida una
entidad de GE necesite recoger Datos especiales (como información
sobre origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación
sindical, historia clínica o antecedentes penales), la entidad de GE garantizará que
se le informe al individuo de la recogida y del procesamiento de dichos
datos. Cuando la ley lo exija, se obtendrá el consentimiento
explícito de la persona para el procesamiento y, en particular, la transferencia
de dichos datos a entidades ajenas a GE. Se tomarán las medidas pertinentes de
protección y seguridad (por ejemplo, dispositivos de seguridad física,
cifrado y restricciones de acceso) según la naturaleza de estas categorías
de datos y los riesgos que implica su uso.
IX. SEGURIDAD
Y CONFIDENCIALIDAD
Las entidades de GE se comprometen
a tomar las medidas técnicas, físicas y organizativas pertinentes para
proteger los Datos del solicitante frente al acceso no autorizado, el
procesamiento ilegal, la pérdida o el daño accidentales, así como la destrucción
no autorizada.
Seguridad de equipos e información
Como protección contra el acceso
no autorizado a los Datos del solicitante por terceras partes, todos los
Datos del solicitante en poder de las entidades de GE se conservan en
sistemas protegidos por arquitecturas de redes seguras, que contienen
servidores de seguridad y dispositivos de detección de intrusiones. De
forma regular, se crean "copias de seguridad" (los datos se
graban en otros medios) de los servidores que contienen Datos del solicitante
para evitar que se borren o destruyan accidentalmente los datos. Los servidores
se almacenan en instalaciones con sistemas de seguridad y de detección
y respuesta ante incendios.
Seguridad de acceso
Las entidades de GE limitan el
acceso a los sistemas internos con Datos del solicitante a un grupo seleccionado
de usuarios autorizados, quienes tienen acceso a dichos sistemas mediante
el uso de un identificador y una contraseña exclusivo. El acceso a los
Datos del solicitante se ofrece de forma limitada a los individuos para
que realicen su trabajo (por ejemplo, un administrador de recursos humanos
necesita acceder a la información de contacto de un solicitante para fijar
una entrevista). El cumplimiento de estas disposiciones se exigirá a
administradores de terceras partes que pueden tener acceso a ciertos Datos
del solicitante, como se describe en la sección XI. TRANSFERENCIA DE DATOS.
Formación
GE llevarán a cabo acciones formativas
sobre los fines lícitos de procesar los Datos del solicitante, la necesidad
de proteger y de mantener exacta y actualizada la información, así como
de conservar la confidencialidad de los Datos a los que tienen acceso
los empleados. Los usuarios autorizados cumplirán con estas Normas, y
las entidades de GE tomarán las medidas disciplinarias pertinentes según
la legislación aplicable, si los Datos del solicitante se consultan, procesan
o utilizan de algún modo que no sea consistente con los requisitos de
estas Normas.
X. DERECHOS
DE ACCESO A LOS DATOS
Cualquier persona puede preguntar
sobre la naturaleza de sus Datos almacenados o procesados por una entidad
de GE. Recibirá acceso a los Datos del solicitante de acuerdo con la legislación
de su país, independientemente de dónde se realicen el procesamiento y
almacenamiento de los datos. Las entidades de GE que procesen los datos
cooperarán para proporcionar dicho acceso, directamente o a través de
otra entidad de GE. Estas solicitudes de acceso deben hacerse por escrito
a la siguiente dirección postal:
Human Resources Data Protection Administrator
3135 Easton Turnpike
Mail Drop W2G
Fairfield, CT 06828
Los Datos del solicitante estarán
disponibles durante un periodo de tiempo razonable y GE permitirá al interesado
ver sus Datos con un tiempo de antelación y a horas razonables.
También puede ponerse en contacto
con el administrador de Protección de datos de recursos humanos para indagar
sobre estas Normas, sus Datos del solicitante o para retirar su consentimiento. Las cartas enviadas al administrador con otros fines
no recibirán respuesta y se desecharán.
Si se deniega el acceso o la rectificación,
se comunicará la razón para ello y se registrarán por escrito tanto la
solicitud como la razón para su denegación.
Si se demuestra que el fin con
el que se están procesando los datos ya no es legal o correcto, se eliminarán
los datos a menos que la ley exija lo contrario.
Si algún Dato del solicitante
es inexacto o incompleto, puede solicitar que se corrija enviando un nuevo
CV con la información actualizada (por ejemplo, dirección personal nueva
o cambio de nombre).
Además, puede enviar un mensaje
de correo electrónico a CHR.webmaster@corporate.ge.com para
retirar su consentimiento.
XI. TRANSFERENCIA
DE DATOS
Transferencias a otras entidades
de GE:
GE hace todo lo posible por
garantizar un nivel consistente y adecuado de protección de los Datos
del solicitante que se procesan o transfieren entre sus entidades. Una
transferencia de Datos del solicitante a otra entidad de GE se considera
una transferencia entre dos entidades diferentes, lo que significa que
aún en estos casos “intragrupo”, una transferencia de datos sólo se llevará a
cabo si se cumple con los requisitos legales pertinentes y si:
- La
transferencia se debe a una clara necesidad empresarial.
- La
entidad receptora ofrece la seguridad necesaria para los datos.
- La
entidad receptora garantiza que cumplirá con estas Normas para la
transferencia y el posterior procesamiento.
Transferencias a entidades
ajenas a GE:
- Terceras partes seleccionadas: a veces, las entidades de GE necesitan
transferir Datos del solicitante a terceras partes
que han contratado para que realicen en su nombre ciertas tareas
relacionadas
con la contratación. Estas terceras partes pueden procesar los datos en cumplimiento de las instrucciones
de la entidad de GE o tomar decisiones sobre ellos
como parte de la prestación
de sus servicios. En cualquiera de los dos casos, las entidades de GE
seleccionarán proveedores fiables que se comprometan, mediante un contrato
u otros medios legalmente vinculantes y permisibles, a instaurar las medidas
de seguridad necesarias para garantizar un nivel de protección
adecuado. Las entidades de GE exigirán a los proveedores externos que cumplan con estas
Normas o que garanticen los mismos niveles de protección que
GE durante el tratamiento de los Datos del solicitante. Estas terceras partes seleccionadas tendrán
acceso a los Datos del solicitante con el solo fin
de realizar las tareas especificadas en el contrato de servicios
aplicable. Si una entidad de GE concluye que un
proveedor no está cumpliendo con estas obligaciones, tomará inmediatamente
las acciones pertinentes.
- Otras
terceras partes: a las entidades de GE se les puede exigir que revelen ciertos Datos del solicitante
a otras terceras partes (1) por ley (por ejemplo, a las autoridades
de hacienda y seguridad social); (2) para proteger los derechos legales
de GE (por ejemplo, para la defensa en un litigio); o (3) en una emergencia
si peligra
n la seguridad o la salud de un Solicitante (por ejemplo,
en un incendio).
XII. MARKETING
DIRECTO
Las entidades de GE no revelarán
Datos del solicitante fuera de GE para ofrecer productos o servicios de
consumo personal o familiar (“marketing directo”) a un Solicitante sin
el consentimiento previo de éste.
Las restricciones en esta sección
se aplican sólo a datos de contacto obtenidos en el contexto de la solicitud
de empleo en GE. No se aplican a datos de contacto obtenidos en el contexto
de una relación de consumidor o cliente.
XIII. DECISIONES
AUTOMATIZADAS
Algunos países regulan la toma
de Decisiones automatizada sobre individuos que se basan solamente en
el procesamiento automatizado de datos y que producen unos efectos legales
que afectan significativamente a los individuos.
En algunas circunstancias, a los
solicitantes de empleo se les pedirá que rellenen un cuestionario a partir
de cuyas respuestas se tomarán las Decisiones automatizadas.
Excepto en circunstancias
limitadas (como la selección computarizada o por teléfono para algunos
puestos en GE), las entidades de GE no toman Decisiones automatizadas
para evaluar a individuos, ni con otros fines. Si se toman Decisiones automatizadas, las
personas afectadas recibirán la oportunidad de expresar sus opiniones
al administrador de Protección de datos de recursos humanos sobre la Decisión
automatizada en cuestión.
XIV. DERECHOS
Y MECANISMOS DE CUMPLIMIENTO
Todas las entidades de GE garantizarán
el cumplimiento de estas Normas. Todas las personas que tengan acceso
a los Datos del solicitante deben cumplir con estas Normas. En algunos
países, las violaciones de las regulaciones sobre la protección de datos
pueden conllevar multas o demandas de indemnización.
Si en algún momento una persona
cree que sus Datos del solicitante se han procesado en violación de estas
Normas, puede informar de su preocupación al administrador de Protección
de datos de recursos humanos.
Si la preocupación es sobre una
supuesta violación de estas Normas por una entidad de GE en un país que
no sea el de la persona ni el de la entidad de GE exportadora, la persona
puede solicitar la ayuda de la entidad exportadora. Esta entidad de GE le prestará ayuda
en cuanto a la investigación sobre las circunstancias de la supuesta violación. Si se confirma la violación, las entidades exportadoras e importadoras trabajarán
conjuntamente con otras partes relevantes para resolver el asunto de forma
satisfactoria y acorde con las estipulaciones de estas Normas.
Si el administrador de Protección
de datos de recursos humanos o la entidad de GE local no disipa la preocupación, ésta
se puede elevar al Employment Data Privacy Committee. El Employment
Data Privacy Committee, encabezado por el Chief Privacy Leader de GE, lo integran especialistas seénior
de cumplimiento que son independientes de las líneas empresariales de
la dirección y que supervisan todos los aspectos relacionados con el cumplimiento
de estas Normas, así como la solución de preocupaciones y cuestiones relacionadas
con el tratamiento que hace GE de los Datos del solicitante según estas
Normas. Para ponerse en contacto con el Employment
Data Privacy Committee, se puede enviar un mensaje de correo electrónico a EmpDataPvcy@corporate.ge.com o
un fax al +1-203-373-2181. El comité comunicará su decisión, así como
el recurso pertinente, a las personas relevantes.
Los procesos que se describen
en estas Normas complementan otros recursos y procesos de resolución de
disputas que proporciona GE, además de los disponibles según la legislación
aplicable.
XV. PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORÍA
Para garantizar en mayor
medida el cumplimiento de estas Normas, el Chief Privacy Leader de GE, junto con el Global
Privacy Council de
GE, compuesto por dirigentes senior de privacidad de cada una de las grandes áreas
de operaciones de GE, identificarán los procedimientos para el tratamiento
de los Datos del Solicitante y de contratación que deberían auditarse. Para
llevar a cabo las auditorías, GE utilizará a su Corporate Audit Staff, independiente de las líneas empresariales
de la dirección. Los miembros del Personal auditor están bajo las órdenes
del vicepresidente de GE, Corporate Audit Staff, quien mantiene una línea de comunicación
independiente con el Comité auditor de la Junta directiva de GE. Los informes
que produzca el Personal auditor se presentarán a la Policy Compliance Review Board de
GE o al Global Privacy
Council de GE, encargados
de analizar y dar respuesta a dichos informes. La Junta o el Consejo necesitarán
un plan de acción para garantizar el cumplimiento de estas Normas. Si
los recursos propios de GE no pueden atender correctamente un caso, GE
acuerda designar una tercera parte independiente para que lleve a cabo
una investigación/auditoría de los procedimientos o problemas relacionados
con los Datos de contratación o del Solicitante según las Normas.
XVI. COMUNICACIÓN
SOBRE LAS NORMAS
Además de proporcionar formación
sobre estas Normas, GE las comunicará a los empleados actuales y nuevos
mediante su publicación en sitios Web internos de GE y proporcionando
vínculos que conduzcan a las Normas sobre aquellas aplicaciones de tecnología
de la información en las que se recogen o procesan Datos del solicitante.
XVII. MODIFICACIONES DE LAS NORMAS
GE se reserva el derecho a modificar
estas Normas para, por ejemplo, obedecer a los cambios en las leyes, regulaciones,
prácticas y procedimientos en GE, o a los requisitos impuestos por las
autoridades de protección de datos. El Chief
Privacy Leader de
GE, o la persona que éste designe, debe aprobar todas las modificaciones
realizadas a las Normas para que dichos cambios entren en vigor. Si GE modifica las Normas, presentará éstas
para su nueva aprobación a la instancia que exija la ley. GE
informará de cualquier modificación sustancial en las Normas a sus empleados
y otras personas (por ejemplo, a quienes accedan a los sitios Web de GE
para introducir Datos del solicitante, como la información en una solicitud
de empleo). GE publicará todos
los cambios realizados a las Normas en sitios Web relevantes, tanto internos
como externos.
Con la implementación de
estas Normas, todos los acuerdos "intragrupo" existentes y las
directrices aplicables sobre privacidad en la compañía que guarden alguna
relación con el procesamiento de Datos del solicitante, se reemplazarán
con las condiciones de estas Normas. Todas las partes de estos acuerdos serán
notificadas de la fecha de implementación efectiva de las Normas.
XVIII. OBLIGACIONES PARA CON LAS AUTORIDADES DE PROTECCIÓN DE DATOS
GE responderá diligente y apropiadamente
a las solicitudes por parte de las autoridades de protección de datos
sobre estas Normas o sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables en relación con la protección de datos y privacidad. Los empleados
de GE que reciban dichas solicitudes deberían ponerse en contacto con
su director local de Recursos Humanos o abogado comercial. Si se lo solicitan,
GE proporcionará a las autoridades de protección de datos los nombres
y detalles de contacto de las personas relevantes. En cuanto a la transferencia de Datos
del solicitante entre entidades de GE, las entidades importadoras y exportadoras
de GE (i) cooperarán con las investigaciones realizadas por la autoridad
de protección de datos responsable de la entidad que exporta los datos
y (ii) respetará sus decisiones, en observancia de la ley aplicable y
de los derechos procesales pertinentes.
APÉNDICE
Derechos y obligaciones en relación con los Datos del solicitante
recogidos dentro de la UE o del AEE y procesados fuera de éstas
Además de los derechos y
las obligaciones que se establecen en las Normas sobre protección de datos
de solicitantes ("Normas") de GE o de otras existentes, los
siguientes principios, establecidos a la luz de la directiva 95/46/EC
("Directiva europea de protección de datos"), se aplicarán a
los Datos del solicitante recogidos por entidades de GE en la Unión Europea
o el Área Económica Europea y procesados fuera de éstas. En las jurisdicciones donde se aplique este
Apéndice, los derechos y mecanismos de cumplimiento que se mencionan en
las Normas también se aplican a las estipulaciones de este Apéndice. Lo
siguiente no otorga a los empleados derechos adicionales ni establece
otras obligaciones que no sean las ya estipuladas en la Directiva europea
de protección de datos:
- Los
solicitantes de empleo pueden oponerse al procesamiento
de sus Datos por motivos legítimos convincentes relacionados con su situación
particular. Estos casos pueden darse, por ejemplo, si la vida o
la salud del solicitante
de empleo corren peligro debido al procesamiento de
los datos. Esta estipulación no se aplicará si el
procesamiento (i) es exigido por ley, (ii) se basa en el consentimiento
individual del solicitante de empleo, o (iii) es necesario para cumplir
con una obligación contractual entre el solicitante de empleo
y GE.
- Tras
agotar los procesos internos adecuados para la resolución de disputas,
los solicitantes de empleo pueden exigir compensación a una entidad de
GE por las pérdidas o los daños que haya provocado una violación de las
Normas (incluidas las estipulaciones de este Apéndice) por parte de la
entidad de GE. La entidad de GE no será responsable de los daños si ha
respetado la norma pertinente seg ún
las circunstancias.
- Si
alguna condición o definición en las Normas resulta ambigua, se aplicarán
las definiciones establecidas en la legislación aplicable en el país miembro
de la UE o del AEE, o, si dicha legislación no incluye tales definiciones,
se aplicarán las definiciones de la Directiva europea de protección
de datos.
