Zásady Ochrany Osobních Údajů Kandidáta

I. CÍL

Cílem zásady ochrany osobních údajů kandidáta (dále pouze zásady) je poskytnout odpovídající a konzistentní bezpečnostní zásady subjektů společnosti GE pro manipulaci osobních údajů kandidátů.

Konkrétní informace o vás, které poskytnete některému subjektu společnosti GE jako zájemce o zaměstnání u tohoto subjektu GE (dále pouze osobní údaje kandidáta nebo údaje) budou použity pro účely náboru a Osobní údaje kandidáta budou chráněna podle následujících zásad společnosti GE a všech platných zákonů.

Poskytnutím osobních údajů souhlasíte s následujícími podmínkami:

Door het verstrekken van kandidaatgegevens stemt u ermee in dat:

  • seznámili jste se s zásadami společnosti GE;
  • společnost GE může zpracovat osobní údaje kandidáta pro účely náboru stanovené v zásadách; a
  • osobní údaje kandidáta mohou být globálně distribuovány v souladu se zásadami GE.

Pro získání vašich osobních dat je zapotřebí váš souhlas. Pokud nesouhlasíte, klepnutím na tlačítko “x” v pravém horním rohu proces poskytování dat přerušíte.

Není-li uvedeno jinak, tyto zásady nejsou součástí žádné pracovní smlouvy a nezaručují úspěšné přijetí.

II. ROZSAH

Tyto zásady platí pro všechny subjekty společnosti GE, které zpracovávají osobní údaje kandidátů.

Zpracování označuje jakoukoli činnost provedenou s osobními údaji kandidáta částečně, vcelku nebo některým prostředkem automatizace, jako například sběr, záznam, třídění, ukládání, úpravy, používání, zveřejnění nebo odstranění údajů.

Osobní údaje kandidáta jsou definována jako všechny určitelné informace o vás, které poskytujete vy nebo jiná osoba (místo vás nebo společnosti GE) jako zájemce o zaměstnání u některého subjektu společnosti GE.

Tyto zásady se nevztahují na údaje získané anonymně nebo pod krycími jmény. Z dat získaných anonymně nelze určit konkrétní osoby nebo by jejich určení představovalo neúměrně dlouhou dobu, náklady nebo úsilí. Krycí jména nahrazují skutečná jména nebo identifikátory tak, aby určení konkrétní osoby bylo buď nemožné nebo alespoň značně ztížené. Pokud údaje získané anonymně přestanou být anonymní (tzn. když jsou konkrétní osoby znovu určitelné), nebo pokud krycí jména umožní určit jednotlivé osoby, opětplatí tyto zásady.

III. PLATNOST MÍSTNÍCH ZÁKONŮ

Účelem těchto zásad je poskytnout minimální jednotné kompatibilní zásady pro všechny subjekty společnosti GE ohledně globální ochrany osobních údajů kandidátů. Společnosti GE je známo, že některé zákony mohou vyžadovat přísnější zásady, než jsou uvedena v těchto zásadách. Subjekty společnosti GE budou při zpracovávání nakládat s osobními údaji kandidátů podle místních platných zákonů. Pokud místní platné zákony umožňují nižší úroveň ochrany osobních dat kandidátů, než tyto zásady, potom platí tyto zásady.

IV. ZÁSADY ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH DAT KANDIDÁTA

Společnost GE respektuje právo na ochranu osobních údajů a zájmů každého jednotlivce. Při zpracovávání osobních dat kandidátů budou subjekty GE dodržovat následující zásady:

  • Údaje budou zpracovávány čestně a zákonně.
  • Údaje budou shromažďovány pro určené zákonné účely a nebudou zpracovávány žádnými způsoby, které nejsou s těmito účely kompatibilní.
  • Údaje budou odpovídat a nebudou přesahovat účely, pro které jsou shromažďovány a zpracovávány. Například údaje mohou být získávány anonymně, pokud je tento způsob realizovatelný vhodný podle podstaty údajů a podle rizik souvisejících se zamýšlenými účely.
  • Údaje budou přesné a v případě potřeby aktuální. Budou provedeny odpovídající kroky pro odstranění nebo smazání nepřesných nebo neúplných osobních údajů kandidátů.
  • Údaje budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovány.
  • Údaje budou zpracovány podle zákonných práv jednotlivce (jak je uvedeno v těchto zásadách nebo stanoveno zákonem).
  • Budou provedena příslušná technická, fyzická a organizační opatření pro zabránění neoprávněného přístupu, nezákonnému zpracování a neoprávněné nebo náhodné ztrátě, zničení nebo poškození údajů.
V. SBĚR DAT

Osobní údaje kandidáta lze společnosti GE poskytnout různými způsoby. Mezi tyto způsoby patří: (a) předání e-mailem nebo na papíru zaměstnanci společnosti GE; (b) zadání osobních údajů online prostřednictvím poskytovatele služeb (třetí strana) do elektronické databáze v USA, ke které mají přístup pouze pověření zaměstnanci společnosti GE; nebo (c) prostřednictvím žádosti o zaměstnání společnosti GE.

Společnost GE může pravidelně shromažďovat další informace s vaším souhlasem nebo v souladu s platnými zákony. Například společnost GE může shromažďovat vaše názory (například při průzkumech) pro obchodní účely, například pro zlepšování služeb. Tyto průzkumy jsou dobrovolné, rozhodnete-li se průzkumu nezúčastnit, nebudete žádným způsobem znevýhodněni. Tyto zásady se vztahují na všechny další shromažďované informace, včetně odpovědí na uvedené průzkumy.

VI. ÚČELY A PŘÍSTUP KE ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ KANDIDÁTŮ

Společnost GE a její subjekty GE zpracovávají osobní údaje kandidátů pro zákonné účely náboru. Toto zpracování bude prováděno s omezením pro tento účel a v souladu s platnými zákony. Mezi hlavní účely patří:

Účely náboru: Identifikace nebo hodnocení kandidátů pro pracovní pozice v rámci společnosti GE; rozhodování o přijetí/nepřijetí konkrétních osob; vedení vhodné evidence podle náborových zásad; analýza náboru a výstupy; a provádění zkoumání minulosti v rozsahu povoleném zákonem (dále pouze účely).

Pokud subjekt společnosti GE použije osobní údaje kandidáta pro účely, které přesahují výše uvedené účely, je tento subjekt odpovědný za to, že vás bude informovat o nových účelech, pro které budou osobní údaje kandidátů použity, a o kategoriích příjemců těchto údajů.

Možnost přístupu a zpracování osobních dat mají osoby, které jsou zapojeny do náboru pro společnost GE a které mají zákonné právo k přístupu a zpracování osobních údajů pro účely uvedené výše.

VII. TYPY OSOBNÍCH ÚDAJŮ KANDIDÁTŮ

Mezi zpracovávané údaje osobní údaje kandidátů patří: 

  • stav kandidáta,
  • dosavadní zaměstnání,
  • vzdělání,
  • Náhrada
  • hodnocení zaměstnavatele,
  • výsledky dotazníku online,
  • kontaktní informace kandidáta,
  • adresy nebo jména kandidáta za svobodna,
  • další informace poskytnuté kandidátem (například průvodní dopis),
  • číslo řidičského průkazu (povinné pro některé pracovní pozice),
  • doporučení,
  • výpis z trestního rejstříku (je-li povoleno zákonem).
VIII. ZVLÁŠTNÍ KATEGORIE ÚDAJŮ

Pokud subjekt společnosti GE v omezeném rozsahu shromažďuje zvláštní údaje (osobní informace o rasovém nebo etnickém původu, politické orientaci, náboženském nebo politickém přesvědčení, členství v odborech, informace o zdravotním stavu nebo trestním rejstříku), musí tento subjekt jednotlivce na shromažďování a zpracovávání těchto údajů upozornit. Je-li požadováno zákonem, musí subjekt společnosti GE před předáním takových údajů subjektům jiným, než GE, získat výslovný souhlas příslušné osoby. V závislosti na podstatě těchto kategorií údajů a na riziku, které souvisí s předpokládanými účely budou učiněna příslušná bezpečnostní a ochranná opatření (například fyzické bezpečnostní prostředky, šifrování a omezení přístupu).

IX. BEZPEČNOST A DŮVĚRNOST

Subjekty GE jsou povinny provést odpovídající technická, fyzická a organizační opatření na ochranu osobních údajů kandidáta před neoprávněným přístupem, nezákonným zpracováním, náhodnou ztrátou nebo poškozením nebo neoprávněným zlikvidováním.

Vybavení a zabezpečení informací

Na ochranu osobních údajů uživatele před neoprávněným přístupem třetích stran mimo společnost GE subjekty této společnosti uchovávají veškeré elektronické osobní údaje uživatelů na systémech, které jsou chráněny bezpečnou síťovou architekturou včetně bran firewall a zařízení pro detekci narušení. Servery, na kterých jsou uchovávány osobní údaje kandidátů, jsou pravidelně zálohovány (tzn. údaje jsou uloženy na dalším médiu), aby se zabránilo následkům jakéhokoli nechtěného vymazání nebo zničení údajů. Servery se nacházejí v prostorech vybavených dostatečnými ochrannými a požárními systémy.

Bezpečnost přístupu

Subjekty společnosti GE omezují přístup k vnitřním systémům, které obsahují osobní údaje kandidátů, na vybranou skupinu oprávněných uživatelů, kteří mají k těmto systémům přístup prostřednictvím jedinečného uživatelského jména a hesla. Přístup k osobním údajům kandidátů je omezen a umožněn pouze osobám za účelem plnění jejich pracovní náplně (například ředitel náborového oddělení může potřebovat přístup ke kontaktním informacím kandidátů za účelem dohodnutí schůzky). Tato ustanovení musí dodržovat správci třetích stran, kteří mohou mít přístup k osobním údajům kandidátů (viz ČÁST XI. PŘENÁŠENÍ DAT).

Školení

Společnost GE poskytne školení o zákonných a zamýšlených účelů zpracování osobních údajů kandidátů, o nutnosti ochrany, přesnosti a aktualizování informací a o potřebě utajení údajů, ke kterým mají zaměstnanci přístup. Oprávnění uživatelé musí splňovat tyto zásady; dojde-li k přístupu, zpracování nebo používání osobních údajů uživatelů v rozporu s požadavky těchto zásad, provedou subjekty GE příslušná disciplinární opatření podle platných zákonů.

X. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Každá osoba má právo na informace o podstatě osobních údajů, které jsou o této osobě uloženy nebo byly použity některým subjektem společnosti GE. Podle zákonů platných ve vaší zemi vám bude poskytnut přístup k vašim osobním údajům bez ohledu na umístění zpracování a úložiště údajů. Subjekt společnosti GE, který vaše údaje zpracovává, poskytne přístup přímo nebo prostřednictvím jiného subjektu společnosti GE. Veškeré žádosti o přístup odesílejte písemně na adresu:

Human Resources Data Protection Administrator
3135 Easton Turnpike
Mail Drop W2G
Fairfield, CT 06828

Osobní údaje kandidátů budou k dispozici po odpovídající dobu a společnost  GE vám umožní prohlédnout vaše údaje na základě příslušné žádosti a v odpovídajícím čase.

Máte-li další otázky týkající se těchto zásad, vašich osobních údajů nebo chce-li zrušit váš souhlas, můžete se obrátit na správce ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator). Veškeré dopisy zaslané správci z jiného než výše uvedeného důvodu budou zlikvidovány.

V případě odmítnutí přístupu nebo odstranění bude zobrazen důvod odmítnutí a bude proveden písemný záznam o požadavku a důvodu odmítnutí.

Oznámíte-li, že důvod zpracování údajů přestal být zákonný nebo pominul, budou údaje vymazány (pokud není zákonem vyžadováno jinak).

Pokud je některý osobní údaj kandidáta nepřesný nebo neúplný, můžete požádat o doplnění dat odesláním nového resumé/životopisu s aktuálními informacemi (například nová adresa bydliště nebo změna jména).

Chcete-li zrušit vaše svolení se zpracováváním údajů, můžete zaslat e-mail na adresu CHR.webmaster@corporate.ge.com.

XI. PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Předávání údajů ostatním subjektům společnosti GE:

Společnost GE bude usilovat o zajištění trvalé a odpovídající úrovně ochrany osobních údajů kandidátů, které jsou zpracovávány společností GE nebo předávány mezi subjekty této společnosti. Předáváním osobních údajů kandidátů jinému subjektu společnosti GE je považováno za předávání mezi dvěma různými subjekty; i uvnitř skupiny musí být pro předávání dat splněny platné zákony a následující podmínky: 

  • Předání musí mít jasný důvod.
  • Příjemce musí zajistit dostatečnou ochranu dat.
  • Příjemce musí dodržovat tyto zásady předávání a dalšího zpracování.

Předávání údajů subjektům jiným než společnosti GE:

  • Vybrané třetí strany: V některých případech mohou být subjekty společnosti GE vyzvány, aby předaly osobní údaje kandidátů vybraným externím třetím stranám, které těmto subjektům poskytují konkrétní služby související s náborem. Tyto třetí strany mohou tyto údaje zpracovávat v souladu s pokyny subjektu společnosti GE nebo mohou rozhodovat o těchto údajích v rámci poskytování svých služeb. V každém případě subjekty společnosti GE zvolí spolehlivé dodavatele, kteří se smluvně nebo jiným právním a přijatelným opatřením zaváží, že přijmou příslušná bezpečnostní opatření pro zajištění dostatečné úrovně ochrany. Subjekty společnosti GE budou po externích dodavatelích (třetích stranách)  požadovat, aby při manipulaci a osobními údaji kandidátů dodržovali tyto zásady nebo aby zaručili stejnou úroveň ochrany, jako společnost GE. Takto vybrané třetí strany získají přístup k osobním údajům kandidátů pouze pro účely poskytování služeb uvedených v příslušné servisní službě. Jestliže společnost GE usoudí, že některý dodavatel tyto povinnosti neplní, ihned provede příslušná opatření.
  • Ostatní třetí strany: Subjekty společnosti GE mohou být vyzvány, aby poskytly některé osobní údaje kandidátů ostatním třetím stranám (1) ze zákona (například finančnímu úřadu nebo úřadu sociálního zabezpečení); (2) na ochranu zákonných práv společnosti GE (například v záležitosti obhajoby); nebo (3) v nouzi, je-li ohroženo zdraví nebo bezpečnost kandidáta (například při požáru).
XII. PŘÍMÝ PRODEJ

Bez předchozího svolení kandidáta subjekty společnosti GE neposkytnou osobní údaje kandidáta mimo společnost GE za účelem nabídky produktů nebo služeb kandidátovi pro osobní nebo rodinnou spotřebu (“přímý prodej”).

Omezení v této části se vztahují pouze na kontaktní informace získané při přihlášení o pracovní místo u společnosti GE. Tato omezení se nevztahují na kontaktní informace získané během interakce spotřebitele nebo zákazníka.

XIII. AUTOMATIZOVANÁ ROZHODNUTÍ

Některé země omezují automatizovaná rozhodnutí, tj. rozhodnutí o jednotlivcích, která jsou založena pouze na automatizovaném zpracování dat, a která mohou na příslušné jednotlivce mít značné negativní právní dopady.

V některých případech budou zájemci o zaměstnání vyzváni, aby vyplnili dotazník v případech, kde budou automatizovaná rozhodnutí provedena na základě odpovědí kandidáta.

Kromě výjimečných okolností (například vyhledávání volných pracovních míst u společnosti GE prostřednictvím počítače nebo telefonu) subjekty společnosti GE neprovádějí automatizovaná rozhodnutí pro vyhodnocování jednotlivých osob ani pro jiné účely. Jsou-li prováděna automatizovaná rozhodnutí, budou mít osoby, kterých se tato rozhodnutí týkají, možnost vyjádřit svůj názor na konkrétní automatizované rozhodnutí prostřednictvím správce ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator).

XIV. PRÁVA A MECHANIZMY PROSAZOVÁNÍ

Všechny subjekty společnosti GE zajistí dodržování těchto zásad. Všechny osoby s přístupem k osobním údajům kandidátů musí dodržovat tyto zásady. V některých zemích mohou za zneužití opatření na ochranu údajů hrozit tresty nebo peněžní pokuty.

V případě podezření, že byla osobní data kandidáta použita v rozporu s těmito zásadami, může postižená osoba podat zprávu správci ochrany osobních údajů (Human Resources Data Protection Administrator).

Pokud se jedná o údajné porušení těchto zásad subjektem společnosti GE v jiné zemi, než ve které se nachází postižená osoba nebo subjekt, který údaje poskytl, může tato osoba tento subjekt požádat o pomoc. Tento subjekt společnosti GE pomůže této osobě údajné porušení vyšetřit. Je-li porušení potvrzeno, najde subjekt, který údaje poskytl, společně se subjektem, který údaje získal nebo s dalšími příslušnými stranami uspokojivé řešení celé záležitosti podle ustanovení těchto zásad.

Pokud Human Resources Data Protection Administrator nebo místní subjekt společnosti GE záležitost nevyřeší, může být předán Employment Data Privacy Committee. Employment Data Privacy Committee, kterému předsedá GE Chief Privacy Leader, se skládá z výkonných odborníků na dodržování zásad, kteří jsou nezávislí na vedení podniku a kteří zodpovídají za všechny aspekty dodržování  těchto zásad a za řešení všech případů a stížností v souvislosti se zpracováním osobních údajů kandidátů společností GR podle těchto zásad. Employment Data Privacy Committee lze kontaktovat prostřednictvím  e-mailové adresy EmpDataPvcy@corporate.ge.com nebo faxem na čísle +1-203-373-2181. Employment Data Privacy Committee sdělí výsledek svého rozhodnutí a příslušná opatření zodpovědným osobám.

Postupy popsané v těchto zásadách doplňují prostředky nápravy a řešení sporů poskytované společností GE nebo platnými zákony.

XV. PROVÁDĚNÍ AUDITU

Pro důkladnější prosazování těchto zásad GE Chief Privacy Leader společně s GE Global Privacy Council, která se skládá z výkonných pracovníků pro ochranu soukromí ze všech hlavních divizí společnosti GE, určí postupy auditování osobních údajů o kandidátech a údajů o zaměstnání. Za tímto účelem společnost GE pověří Corporate Audit Staff, kteří jsou nezávislí na vedení podniku. Corporate Audit Staff jsou podřízeni místopředsedovi společnosti GE a podnikového auditu, který komunikuje nezávisle s Audit Committee správní rady společnosti GE. Zprávy o nálezech zaměstnanců podnikového auditu budou předány k posouzení a vyjádření GE Policy Compliance Review Board a/nebo GE Global Privacy Council. Správní rada bude vyžadovat akční plán, který zajistí dodržování těchto zásad. Pokud společnost GE nebude moci tyto záležitosti adekvátně zajistit vlastními prostředky, souhlasí, že pověří nezávislou třetí stranu, která provede šetření/audit všech postupů nebo stížností v souvislosti se soukromými údaji kandidátů nebo údaji o zaměstnání v rámci těchto zásad.

XVI. POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ O TĚCHTO ZÁSADÁCH

Kromě školení v souvislosti s těmito zásadami bude společnost GE publikovat tyto zásady pro současné a nové zaměstnance na vnitřních podnikových stránkách a poskytnutím odkazu na zásady v počítačových aplikacích, ve kterých osobní údaje kandidátů shromažďovány a zpracovávány.

XVII. ÚPRAVY ZÁSAD

Společnost GE si vyhrazuje právo provádět v těchto zásadách úpravy, které budou například odrážet změny v zákonech, vyhláškách, strategiích a postupech společnosti GE a požadavcích orgánů na ochranu osobních údajů. Aby jakékoli změny zásad vešly v platnost, musí je schválit GE Chief Privacy Leader nebo jím pověřená osoba. Pokud společnost GE provede změny zásad, budou tyto zásady předloženy k novému schválení (je-li to vyžadováno zákonem). Společnost GE bude informovat své zaměstnance a další osoby (například osoby, které používají webové stránky této společnosti pro přístup k osobním údajům, jako jsou informace o žádosti o zaměstnání) o veškerých změnách zásad. Společnost GE zveřejní všechny změny zásad na vhodných interních a externích webových stránkách.

Zavedením těchto zásad končí platnost všech stávajících meziskupinových smluv a platných zásad ochrany soukromí související se zpracováním osobních údajů kandidátů. Všechny strany takových smluv budou upozorněni na datum zavedení těchto zásad v platnost.

XVIII. POVINNOSTI VŮČI ORGÁNŮM NA OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost GE bude pečlivě a řádně reagovat na požadavky orgánů na ochranu osobních údajů týkajících se těchto zásad nebo splnění platných zákonů a vyhlášek na ochranu osobních údajů a soukromí. Zaměstnanci společnosti GE, kteří takové požadavky obdrží, musí kontaktovat místního vedoucího náborového oddělení nebo správní radu. Na požádání společnost GE poskytne orgánům na ochranu osobních údajů jména a kontaktní údaje příslušných kontaktních osob. Ohledně předávání osobních informací kandidátů mezi subjekty společnosti GE budou poskytující i přijímající subjekty (i) společně řešit připomínky orgánů na ochranu osobních údajů zodpovědných za subjekt, který údaje poskytuje, a (ii) respektovat rozhodnutí podle platných zákonů a práv.

DODATEK

Práva a povinnosti související s osobními údaji kandidátů, které byly na shromážděny v rámci EU/EEA a zpracovány na jiném místě

Kromě práv a povinností uvedených výše v zásadách ochrany osobních informací kandidátů společnosti GE (dále pouze zásady) nebo jinými existujícími zásadami byly stanoveny následující principy vycházející ze směrnice 95/46/EC (směrnice pro ochranu osobních údajů EU), které se vztahují na osobní údaje kandidátů nashromážděné subjekty společnosti GE v zemích EU a zpracované na jiném místě. V právních řádech, ve kterých je znění tohoto dodatku platné, se práva a mechanismy prosazování zmíněné v těchto zásadách, vztahují rovněž na ustanovení v tomto dodatku. Následující ustanovení nepřinášejí zaměstnancům žádná další práva ani povinnosti vyjma těch, která jsou uvedena ve směrnici pro ochranu osobních údajů EU:

  1. Zájemci o zaměstnání mohou protestovat proti zpracovávání svých osobních údajů kandidátů v případě závažné okolnosti související s jejich současnou situací. Tento případ může nastat, jestliže například zpracování údajů ohrožuje zdraví nebo život zájemce o zaměstnání. Toto ustanovení neplatí, pokud zpracování (i) je vyžadováno zákonem, (ii) bylo provedeno na základě vlastního rozhodnutí zájemce o zaměstnání nebo (iii) je nezbytné pro splnění smluvních povinností mezi zájemcem o zaměstnání společností GE.
  2. Po vyčerpání příslušných postupů pro vnitřní urovnání sporů mohou zájemci o zaměstnání požadovat na subjektu společnosti GE náhradu za ztrátu nebo škody, které jim vznikly porušením zásad (včetně ustanovení tohoto dodatku) ze strany subjektu GE. Subjekt GE nenese žádnou odpovědnost za škody, jestliže dostála zásadám způsobem přiměřeným okolnostem.
  3. Pokud mají některé termíny nebo definice použité v těchto zásadách dvojí význam, platí definice platného zákona v rámci příslušné členské země EU/EEA; pokud platný zákon takové definice neobsahuje, platí definice směrnice pro ochranu osobních údajů EU.